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Vous avez du mal pour vous mettre au travail ?
Vous savez que vous devez faire certaines choses, mais l'envie, la motivation, l'élan initial vous manque ? Voici quelques stratégies que j'applique.
La première chose à faire est de configurer votre environnement pour qu'il soit propice au travail. Il doit vous donner l'envie de vous mettre à la tâche et de finir ce que vous avez en cours.
Veillez à avoir toujours du matériel en bon état, un bureau rangé avec le nécessaire, mais pas de superflu.
Mais, cela ne suffit pas pour se mettre au travail. En fait, le début de journée, "l'amorçage", est très important. Si cet amorçage n'est pas bon, vous procrastinez et ne faites pas votre travail. Il est alors très difficile de se motiver à démarrer sa journée. Même si le travail à accomplir est minime, il est parfois tout simplement impossible de s'y mettre.
En effet, en procrastinant, vous influencez votre processus de pensée, qui rend plus difficile la motivation. Plusieurs études psychologiques ont montré l'importance de "L'effet d'amorçage" dans la productivité quotidienne. Vous devez en être conscient et faire en sorte que cela se passe bien.
Car, autant une mauvaise entame peut casser votre élan, autant une bonne entame peut créer de l'élan. Si vous arrivez à créer des associations positives, cela renforcera votre envie de travailler, avec moins d'efforts.
Voici quelques stratégies que j'utilise pour bien commencer une journée productive :
- Se lever de bonne heure et commencez à travailler immédiatement : Non pas pour gagner du temps, mais parce que se lever tôt est, pour moi, associé au fait de faire le travail. Quand je me lève tôt (par opposition à mes jours de repos ou je dors plus longtemps), je donne immédiatement et inconsciemment un signal à mon subconscient de travailler dur.
- Créer un plan d'action : Même si le travail n'est pas compliqué, je crée un plan d'action. Ce dernier me servant lui même à mettre en route un amorçage positif, synonyme d'actions et non d'attentes. Bien sûr, il n'est pas question ici de prendre trop de temps pour notre planning, mais perdre 10 minutes pour décrire ce que vous devez accomplir peut vous motiver pour les prochaines heures.
- Finir beaucoup de travail très tôt : Si vous arrivez à finir une grosse partie de vos taches tôt dans la journée, cela vous mettra dans un état d'esprit positif qui vous suivra tout au long de celle-ci. C'est personnellement gratifiant, vous voyez concrètement que les choses avancent... La motivation sera automatiquement la. Les jours ou j'arrive à bien travailler les 2 - 3 premières heures sont souvent ceux durant lesquels il m'est plus facile de faire 7 - 8 heures de travail efficace.
A titre d'exemple, voici mon plan d'action pour gérer mes emails
Gérer ses emails, c'est avant tout prendre le contrôle de sa boite de réception. Etes-vous dépassé par le nombre d'emails que vous recevez ? Passez-vous votre journée à essayer de vider votre boite de réception pendant que d'autres projets importants sont laissés de côté ?
Les emails sont un des plus grands gaspilleurs de temps mais "Comment peut-on s'en passer à l'époque actuelle" ?
Si vous n'avez pas de plan d'action, cela peut réduire drastiquement votre productivité. Saviez-vous que :
- Chaque employé passe en moyenne 2 heures par jour à lire et répondre aux emails.
- D'après le magazine Fast Company, 15% de la population est "droguée" aux emails.
- La moitié de la population regarde leurs emails dès qu'ils arrivent au travail.
- Regarder ses emails est la 1ère chose que font 43% des gens au réveil.
Ce ne sont que quelques faits qui rappellent l'importance de prendre le contrôle de sa boite mail avant qu'elle ne prenne le contrôle sur vous. Voici un plan d'action que vous pouvez adopter ou aménager suivant vos envies.
1 - Traitez vos emails d'un seul coup
Quand la plupart des techniques de gestion du temps vous demandent de décomposer les choses, manager vos emails demande plutôt de tout rassembler. Des recherches récentes montrent que si vous vérifier vos emails tout le temps, vous y consacrez plus de temps. Et vous perdez constamment votre concentration.
Dorénavant, essayez de traiter vos emails en 1 seule fois. Prévoyez des plages horaires (Ex : 3 x / jour) et ne faites que ça pendant ce laps de temps. Renforcez cette manière de procéder en vous servant de l'astuce suivante.
2 - Désactivez les notifications automatiques
Vous êtes concentré sur un travail que vous devez rendre pour le jour même. Vous êtes sous pression et, tout à coup, un pop-up apparaît sur votre écran : « Vous avez un email ». Vous essayez de l’ignorer et de continuez votre travail, mais ça reste dans votre tête.
Est-ce important ? De qui cela vient-il ?
Finalement, vous regardez votre boite email. La plupart du temps, le message n’est pas si important que ça… Ou, du moins pas autant pour que cela vous oblige à vous détourner de votre travail.
Ce scénario illustre comment les emails peuvent altérer notre concentration et nous éloigner de nos objectifs et priorités du moment. De plus, vous aurez surement besoin de 5 minutes de plus pour être de nouveau totalement concentré sur votre tache après cette interruption.
Il est temps de désactiver les notifications automatiques de votre boite email.
3 – Utilisez des modèles d’emails (et ne ré-inventez pas la roue)
Avez-vous déjà rédigé un email en vous disant : « J’ai déjà écrit une réponse similaire il y a peu de temps ».
Plutôt que de rechercher dans votre boite email et ré-utiliser un message précédent, pourquoi ne pas utiliser des modèles d’emails et les adapter à la personne ou à la situation.
Les modèles d’emails veulent seulement dire que vous n’avez pas à ré-inventer la roue pour tous ces emails basiques que vous envoyez à vos clients, fournisseurs ou à vos collaborateurs. Tel un papier carbone, utilisez-les pour gagner du temps.
4 – Soyez spécifique dans le sujet de l’email
Ecrivez le sujet de votre email de manière claire pour votre lecteur. Le tri nitial des boites emails est souvent effectué en regardant les sujets. Faites en sorte que votre sujet soit pertinent.
Le sujet de votre email doit donner à votre lecteur assez d’informations sur le contenu de l’email. Il doit aussi être clair et concis.
Cela vous aidera également quand vous devrez rechercher une information importante.
5 – Utilisez les filtres d’emails pour un bon management de votre boite mail
Un grand nombre d’emails ne demande pas véritablement que vous y accordiez beaucoup d’attention. C’est dans ce cas que vous devez utiliser les filtres d’emails.
Ils sont vraiment primordiaux pour les emails qui ont peu de valeurs, comme les SPAMS ou les dernières promotions de votre magasin local. Prendre 5 minutes pour créer des filtres vous permettra d’économiser des heures.
Périodiquement, regardez dans ces répertoires ou les emails sont automatiquement filtrés pour voir si des informations valent tout de même le coup.
6 – Respecter les règles d’étiquette des emails
Comme au golf, l’email possède ses propres règles d’étiquetes. Les respecter vous permettra de gagner du temps.
Certaines règles sont évidentes comme :
- Ne pas faire de très longs emails,
- Laisser la ligne sujet vide,
- Ne pas mettre en copie toute votre société,
- etc…
D’autres sont moins évidentes comme « Ne pas écrire en MAJUSCULES ». Dans un email, cela correspond au fait de crier dans la vraie vie.
En respectant ces règles communes à la création et à l’envoi d’email, vous rendrez vos emails beaucoup plus productifs pour les autres et vous même. Voici d’autres exemples de règles.
7 – Utilisez une signature email efficace
Si vous voulez gagner du temps, une signature dans vos emails vous aidera. Cette signature vous évitera de retaper encore et encore votre nom, votre téléphone, votre fonction, etc…
Elle renseignera les destinataires de vos emails en leur présentant des informations sur vous et donnera de vous une image professionnelle.
8 – Utilisez les raccourcis claviers
Gérer vos emails consiste, dans 80% des cas, à refaire toujours les mêmes manipulations. Cela a donc du sens d’apprendre des raccourcis claviers qui permettent de réduire radicalement le temps que vous passez sur un email.
Le temps d’apprentissage pour ces raccourcis sera largement compensé par une productivité et une rapidité largement accrues une fois ces raccourcis mémorisés.
9 – Créez votre structure de répertoire
Si vous utilisez des répertoires, soyez sur qu’ils aient du sens pour vous. Ils doivent refléter votre rôle, vos responsabilités et vos activités quotidiennes.
Gardez à l’esprit de créer une structure relativement réduite, ne comportant que vos principales catégories afin de ne pas vous perdre dans un classement trop complexe.
Zerudi.com
Vos réactions (1)
Bonjour,
Supers conseils en effet !
Pour vider sa boite à toute allure, on peut aussi utiliser le process 2M4D, soit :
Si l'email requiert une action de moins de 2 minutes ==> le faire de suite, avec l'un de ces 3 D :
- Delete
- Delegate (+Suivi)
- Do it (+ Archive)
Si l'email requiert une action plus longue > 2minutes, alors
- Differ (RDV ou ajout dans sa todolist)
Côté structure de répertoire, veillez à rester minimaliste car vous passerez moins de temps à archiver au final qu'à retrouver un email via les fonctions de recherches.
Voilou,
Bonne journée,
Vincent
PS : pour plus d'info uniquement sur la partie gestion des emails, RDV sur mon blog. @u plaisir !