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Je vais vous dire un secret. La meilleure manière pour booster votre productivité, peu importe la tâche, est de simplifier. Cela peut sembler trop simple pour être vrai mais, en réalité, cela fonctionne. Quand vous simplifiez une tâche ou un processus, vous perdez moins de temps à vous demander comment l'exécuter et vous êtes plus disponible pour vous concentrer dessus et le mener à bien.
Désencombrer votre bureau et réduire les éléments présents est un premier pas très efficace à faire au travail. Commencez par enlever tout ce qui se trouve sur votre bureau. Puis, décidez ce qui doit ABSOLUMENT s'y trouver. Triez... et décidez... Vraiment !!!
Enlevez ce dont vous n'avez pas besoin à portée de mains et trouvez leur une autre place. Plus ou moins loin suivant la fréquence de leur utilité. Par exemple, vous pouvez garder un cahier et un stylo juste à côté de votre clavier pour noter une idée à la volée. Mais ranger l'agrafeuse et le ruban adhésif dans un tiroir de votre bureau.
Voyons quelques exemples à la fois au travail et dans votre quotidien afin de voir comment le principe de simplification peut s'appliquer. Qu'ils vous concernent ou non, cela vous donnera une bonne idée de la manière dont la simplification peut vous aider dans tous les domaines de votre vie et vous faire économiser un temps précieux.
En parlant de papiers, c'est aussi un champ d'investigation intéressant. Qu'est ce qui est vraiment nécessaire ? Regardez attentivement chaque lettre, chaque documentation chaque feuille de papiers et posez-vous la question de son utilité. A la maison, payer vos factures par prélèvement ou en ligne peut simplifier cette tâche. Pas d'enveloppes, pas de timbres, pas de boites aux lettres à trouver. Au mieux, une facture à classer, au pire, un paiement en ligne et une facture à classer. Sans compter qu'avec les outils technologiques actuels, un paiement peut se faire dans une salle d'attente chez le médecin, dans une file de supermarché etc...
Au travail, parlez à votre manager de la question de dématérialiser le plus possible tous les échanges. Et pas seulement pour sauver des arbres. Votre entreprise pourra économiser sur le prix du papier et, en plus, en profiter pour mettre en place un nouveau système de classement de dossiers commun à tous. Avec, au final, un gain de productivité facilement réalisable.
Apprenez aussi à dire non aux sollicitations extérieures qui vous éloignent de la réalisation de vos tâches ou projets. Bien sûr, ce n'est pas toujours possible, mais faites le maximum pour vous concentrer sur votre travail de base et vos responsabilités.
A la maison, comme vous l'avez fait pour votre bureau au travail, désencombrer toutes les pièces, les unes après les autres. Vous passerez ensuite moins de temps à nettoyer et rechercher les choses. Par exemple, en triant et rangeant votre salon, vous pourriez économiser jusqu'à 40% de votre temps à nettoyer, aspirer et faire la poussière.
Dans votre dressing ou armoires, combien de vêtements n'avez-vous pas mis depuis plusieurs mois... voire plusieurs années ? S'ils n'ont pas de valeur sentimentale, donnez-les. Vous aurez plus de place et le choix sera plus facile chaque matin. Vous gagnerez du temps pour faire quelque chose que vous aimez plutôt que ranger, nettoyer, trier et devoir choisir.
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